1. Administrativa uppgifter:
- Hantera och underhålla kontorsregister, filer och dokument.
- Hantera korrespondens, inklusive att ta emot, sortera och distribuera inkommande mail, samt förbereda utgående mail och rapporter.
- Ge administrativt stöd till högre tjänstemän och annan personal.
- Hjälpa till med att organisera möten, workshops och utbildningssessioner.
2. Tjänsteuppgifter:
- Mata in och bearbeta data i datorsystem, vilket säkerställer noggrannhet och effektivitet.
- Förbered presentationer, rapporter, kalkylblad och andra dokument med hjälp av kontorsprogram.
- Hantera datainmatning, databehandling och datahanteringsuppgifter.
- Underhålla och uppdatera databaser och register vid behov.
3. Kommunikation och samordning:
- Interagera med intressenter, inklusive försäkringstagare, arbetsgivare, förmånstagare och regeringstjänstemän, för att tillhandahålla information och svara på frågor.
- Svara på telefonsamtal, e-postmeddelanden och skriftlig korrespondens i rätt tid och professionellt.
- Upprätthålla effektiv kommunikation med andra avdelningar och filialer inom ESIC för att underlätta samordning och samarbete.
4. Allmänna supportfunktioner:
- Tillhandahålla hjälp i upphandlingsprocessen, såsom inhämta offerter, lägga beställningar och spåra leveranser.
- Hantera lager och kontorsmateriel, vilket säkerställer att den dagliga verksamheten fungerar smidigt.
- Hantera grundläggande redovisningsuppgifter, såsom betalningshantering och upprättande av fakturor.
- Assistera vid administrationen av olika system och förmåner som tillhandahålls av ESIC.
5. Kundtjänst:
- Lösa kundfrågor och klagomål, tillhandahålla korrekt information och hjälpa dem med sina transaktioner.
- Följa upp kundförfrågningar och säkerställa snabb lösning av problem.
- Upprätthålla konfidentialitet och skydda känslig information relaterad till anställda och arbetsgivare.
Sammantaget spelar Multi Tasking Staff i ESIC en viktig roll för att stödja organisationens dagliga verksamhet genom att effektivt hantera administrativa, kontors- och allmänna supportuppgifter. Deras bidrag säkerställer smidig kommunikation, koordinering och kundservice, vilket stöder uppnåendet av ESIC:s mål och mål.