Ange ett datum . Det första steget i planeringen av varje festival är att fastställa ett datum - och hålla fast vid det . Våren festivaler kan vara svårt , särskilt om den hålls utomhus , eftersom vädret kan vara oförutsägbar . Oavsett om du har en inomhus eller utomhus festival , konsul kalendrar med andra händelser i ditt område ( se i tidningar och med Handelskammaren ) , väderrapporter , och tillgången till den webbplats som du vill . När du är säker på om datum , ställa in datum och tid , vilket gör att rummet på morgonen och kvällen för installation och sanering . Köpa 2
Skapa en detaljerad plan disposition för din rättvisa . Detta bör omfatta de viktigaste områdena för val av plats och förberedelse; marknadsföring och reklam; sponsring och finansieringskällor; deltagare; frivilligorganisation; utrustningsbehov; och en plan för installation , genomförande och sanering . Varje område av ditt översikt bör ha med en lista över saker att göra , en tidsplan för genomförande och en kolumn som visar vem kommer att ansvara för den uppgiften .
3
Välj och förbered din webbplats. Detta sker direkt efter ditt val av datum och tid . Var kommer din rättvist att hållas ? Se till att fastigheten är tillgänglig genom att kontrollera med ägaren eller förvaltningsbolaget . Boka datum ( liksom dagen innan och dagen efter , för att vara säker ) med ägaren eller företaget . Därefter se till att du får alla nödvändiga tillstånd, licenser eller andra rättsliga handlingar som krävs för att genomföra en festival . Detta kan inkludera ABC tillstånd för försäljning av alkohol , musikaliska prestationstillstånd, brandkåren inspektör tillstånd , livsmedelsinspektörtillstånd och andra. Du kan läsa mer genom att kontakta din lokala stad , staden eller länet kontor , eller den lokala hälso-avdelning .
4
Börja marknadsföring och reklam i minst sex månader innan festivalen . Kontrollera med bredare , regionala publikationer först , eftersom de är mer benägna att ha tidigare tidsfrister . Sedan se till att du vet de tidsfrister för dina lokala tidningar , radiostationer , tidningar och internetkällor . Online nätverk , som " Facebook " och " MySpace ", kan vara nyttiga och billiga marknadsföringsverktyg och din lokala handelskammaren , myndigheter och grannföreningar kan vara bra resurser för var och hur att annonsera lokalt. Planera att meddela din uppmaning till deltagarna ( musiker , leverantörer eller andra personer som är involverade i att presentera på mässan ) i minst tre månader i förväg . Nyckeln till en framgångsrik marknadsföringskampanj är en set-i - sten logotyp , enkel och lätt att identifiera , samt tre eller fyra rader med viktig information som kan användas på alla dokument du skapar . Placera din logotyp på blanketter , vykort , flygblad, annonser, banners, merchandise och någon annanstans du annonserar ditt evenemang .
5
Sök finansiering. Sponsring och finansieringskällorbör klargöras inom den första månaden av planering . Hur mycket pengar behöver du för din rättvisa ? Tänk marknadsföring och reklam kostnader, inklusive utskrift; kostnader för tillstånd; kostnader för att hyra platsen; maskinuthyrning bara; och inköp av förbrukningsmaterial . Överskatta allt du behöver , eftersom det finns alltid dolda kostnader i ett evenemang av alla storlekar . Sedan avgöra om du behöver händelse sponsorer, privat finansiering eller bidrag för att få detta belopp . Många lokala organisationer erbjuder mindre bidrag till evenemangsplanerareoch privat finansiering från dig själv eller någon du känner är alltid ett alternativ . Om du känner att du behöver sponsorer , bestämma hur du ska betala tillbaka sin sponsring ( logotyp reklam, prylar och banners ) och se till att kontakta dem med minst fyra månader från det datum händelsen .
Komma med på det roliga - Deltagare , volontärer , utrustning och den stora dagen
6
Skapa former för deltagande leverantörer eller musiker använder ett ordbehandlingsprogram eller grafisk design program! . Se till att be för alla sina kontaktuppgifter , ett prov eller en beskrivning av deras arbete , en tydlig redogörelse för ansökningsavgifter och eventuella försäkringar eller ansvars undantag som krävs av webbplatsen . Vissa händelser måste täckas av händelseförsäkring, som kan finnas från lokala föreningar . Börja reklam för deltagare tidigt , och har en viss tidsfrist för sina ansökningar . Vet hur många leverantörer eller artister du säkert kan passa , och hur mycket du måste ta ut för att göra en vinst på händelsen . Håll reda på alla program och ta kontakt med deltagarna när du får dem att följa upp med information om mässan . E-postlistor fungerar mycket bra för denna
7
Organisera och rekrytera volontärer för att hjälpa till med planering och att bära av mässan - . Inrättande , städa upp och hjälpa till när den stora dagen pågår . Frivilliga kan också användas för att marknadsföra och göra reklam genom att placera flygblad , gör internet och word -of - mouth reklam , och kontakta tidningar och tidskrifter med pressmeddelanden och önskemål om funktioner . Volontärer kommer att vara en viktig del av varje händelse , så se till att du har gjort allt du kan för att belöna dem - ordna en gratis lunch , erbjuda dem en t-shirt eller annan merchandise , eller ge gratis inträdesbiljetter till dem för vänner och familj. Du kan hitta volontärer genom lokala annonser , eller genom att kontakta universitet och gymnasieskolor , som ofta underhåller listor över frivilliga opportunties för studenter .
8
Prioritera din utrustning och hyra behov . Utrustning kan bli en stötesten för många framtida planerare händelse . Utomhusevenemang kan kräva tält, som är dyra att hyra men förhindrar händelsen från att avbrytas i händelse av dåligt väder , och bärbara stadier , vilket kan vara svårt att komma med . Du kanske vill ge bord , stolar, monter utrymmen , soptunnor , återvinningskärl , bärbara toaletter, elektriska tillgång för matförsäljare , eller annan utrustning . Identifiera alla objekt som du behöver innan du annonserar , och börja skaffa utrustning omedelbart . Om du har en budget att arbeta med, kan du välja att hyra utrustning från en part hyra källa - de flesta regioner har minst en eller två butiker som betjänar dem , som du kan hitta med hjälp av en enkel sökning på Internet . Du kan också be att låna eller hyra till låg kostnad från kyrkan eller studentgrupper , grannföreningar , handelskammare , universitet och andra lokala källor. Kontrollera att du har en besättning på frivilliga som kan plocka upp och returnera utrustningen veckan kring ditt evenemang .
9
Kontrollera dina listor och planer . Sista-minuten- kontroller av allt bör börja minst en vecka i förväg . Du kommer att vara ansvarig för att alla du delegerat ansvar till har avslutat sitt uppdrag , och du kommer att krävas för att gå i god för de tillstånd och pappersarbete som krävs för att se till att det hela går i lås .
10
Njut av dig själv och slappna av . Det viktigaste du kan göra är att njuta av den stora dagen . Varje händelse är skyldig att se några misstag under dagen - men det är viktigt att komma ihåg att du inte kan göra allt perfekt . Kom ihåg att sova gott natten innan , äta en god måltid eller två under evenemanget, och tacka alla som har bidragit till att göra vårfest går perfekt ! Tack kort till alla deltagande leverantörer , musiker , inspektörer, permitters , sponsorer , finansieringskällor , och volontärer är en bra idé . Och när det är över , var beredd på att planera en för sommar, höst eller vinter . Addera