Få hennes kontaktinformation . Detta kan hittas online via olika källor som offentliga register, sociala medieplattformar eller genom ömsesidiga kontakter.
Beslut om syftet och innehållet i ditt meddelande . Beskriv tydligt orsaken till din korrespondens och se till att ditt meddelande är kortfattat, relevant och respektfullt.
Välj en lämplig kommunikationskanal . Bestäm om du ska skriva ett brev eller skicka ett e-postmeddelande. Om du väljer att skicka ett fysiskt brev, se till att du har rätt postadress. Om du skickar ett e-postmeddelande, använd en professionell e-postadress och ämnesrad.
Adressera ditt meddelande formellt . Börja brevet eller e-postmeddelandet med en formell hälsning, till exempel "Dear Dr. Bishop" eller "Dear Professor Bishop". Om du är osäker på hennes titel eller hedersbetygelse är det bäst att ta fel på formaliteten och använda den högsta akademiska eller yrkestitel du kan hitta.
Ange syftet med ditt brev eller e-postmeddelande tydligt och kortfattat . Förklara varför du skriver till henne och vad du hoppas uppnå. Var specifik och rakt på sak, undvik onödiga detaljer eller irrelevant information.
Behåll en professionell ton genom hela brevet eller e-postmeddelandet . Undvik att använda informellt språk, slang eller vardagsspråk. Kom ihåg att detta är en formell korrespondens och bör återspegla din respekt för mottagaren.
Korrekturläs ditt meddelande noggrant innan du skickar . Se till att det inte finns några fel i grammatik, stavning eller skiljetecken. Det är lämpligt att låta någon annan granska ditt meddelande för noggrannhet och tydlighet innan du skickar det.
Inkludera alla relevanta bilagor . Om du inkluderar ytterligare dokument eller bilagor, såsom ett CV, portfolio eller forskningsförslag, ange tydligt vad de är och varför du inkluderar dem.
Var artig och uttryck tacksamhet . Tacka henne för hennes tid och omtanke och uttrycka din uppskattning för all hjälp eller information hon kan ge.
Skicka brevet eller e-postmeddelandet med den valda kommunikationskanalen . Se till att du har rätt e-postadress eller postadress innan du skickar ditt meddelande. Håll ett register över korrespondensen för din referens, till exempel en kopia av e-postmeddelandet eller ett utkast till brevet.