Rubrik: En kort och uppmärksammad titel som sammanfattar de viktigaste nyheterna.
Introduktion: Det första stycket innehåller viktiga detaljer om nyheterna, inklusive vad, när, var, varför och vem.
Kropp: Ger utökad information, bakgrund och citat från relevanta källor eller talespersoner. Den ska erbjuda sammanhang och förklara varför nyheterna är anmärkningsvärda eller av intresse för allmänheten.
Kontaktinformation: Inkluderar information om en mediakontaktperson, till exempel organisationens talesperson eller PR-representant, tillsammans med deras telefonnummer, e-postadress eller webbplats.
Boilerplate (valfritt): Vissa pressmeddelanden avslutas med en kort beskrivning av organisationen, dess uppdrag eller nyckelprestationer.
Formatera: En pressanteckning är vanligtvis skriven i en professionell och formell stil, och den är formaterad med organisationens brevhuvud (om tillämpligt) och inkluderar datumet för utgivningen.
Syftet med ett pressmeddelande är att sprida information snabbt och effektivt till nyhetskanaler. Journalister och reportrar använder ofta pressanteckningar som grund för nyhetsartiklar, TV-sändningar eller onlineuppdateringar. Genom att publicera pressmeddelanden strävar organisationer efter att skapa mediabevakning för sina tillkännagivanden och öka allmänhetens medvetenhet om sina nyheter.